如何进行邮件合并

邮件合并是一种常用的办公功能，能够使发送给多人的同一封邮件各不相同。包括信封、标签、套用信函、邮件、传真及有编码的打折券在内的各种文档，都可以利用邮件合并功能来批量制作。下文将为你详细介绍邮件合并功能的使用方法。

建立数据文件。这个文件可以是表格文件、数据库文件，甚至可以是具有一定格式的文本文件。其中表格文件是最常用的，本指南将以表格文件为例。 数据文件中应包含所有的变化信息。例如，如果你创建的是套用信函，那么数据文件中就应该包含所有收信人的姓名及地址。 同一组信息要填在同一行上的单元格里，这样，同一种类的信息（姓、名、称谓等）就会出现在同一列上了。 给每一列都起一个合理的名称。邮件合并是按列来读取数据的，而每一列的第一项则被默认为是这一列信息的总称，所以要给每一列信息起一个合理的名称。 例如，名字这一列就可以叫做“名字”，这一列下面就全部是名字。这样，当软件询问你要在信中插入哪一部分数据时，就会出现“名字”这一选项，这就一目了然了。 Microsoft Outlook用户可以将Outlook中的地址簿用作数据文件。

保存数据文件。把文件保存在容易找到的地方，起一个容易记忆的文件名。

创建主文档。主文档就是保存主要信息的文档。例如，如果你要写一封套用信函，那么主文档就是一封信函。其中，凡是有变动的信息（如姓名）都要暂时留空。

打开邮件合并任务窗格。在主文档中，点击打开邮件合并任务窗格。如果没找到，就打开工具菜单，在列表中选择邮件合并。

完成邮件合并向导。Office中的邮件合并是分步骤进行的，这样能准确、清晰地引导用户完成邮件合并。 首先选择文档类型。点击最切合的文档类型，然后点击下一步。 选择“开始文档”（即主文档）。如果你每一步都操作正确的话，这时应该能够看到“使用当前文档”的选项，单击该选择。然后点击下一步。

选择要合并的文件。这就是你之前创建的数据文件，选择合适的单选按钮，点击下一步查找数据文件，然后将其与主文档连接起来。 如果你想用Outlook地址簿的话，就点击那个选项。

选择要使用的数据。Office允许选择或取消选择整行数据，这样你就能在数据文件中自由选择想要与主文档合并的信息，当信息繁多的时候，数据文件带来的便捷就能进一步体现出来。选择完成后，点击下一步。 数据可通过每一列的名称来筛选。信息繁多的时候，通过名称筛选就会显得尤其快捷。

插入数据域。点击下一步后，程序会要求你创建数据文件（如果你还没有创建的话），同时提供一系列将数据从数据文件中插入到主文档中的选项。 用鼠标选中数据域，单击相应的按钮，插入数据。 与编辑普通信函或数字一样，按Delete键可删除错位或重复的数据。 预设选项根据你所选的文档类型不同也会稍有差异。Office会尽可能根据你所提供的数据插入正确的信息。例如，如果你在书写一封套用商务信函，那么你就会看到插入地址块的选项，其中包括了收信人的姓名及地址，分成几行整齐排列。 有些预设选项会弹出新窗口，要求你输入相应的信息，这些步骤也十分简单易懂。 如果你选择的预设选项没有找到相符的信息，那么你可以点击“匹配字段”，告诉程序哪一个名称应该与该标准名称相匹配。例如，你可以将数据文件中的“名字”一栏与地址块中的“名”相匹配。 要选择自己创建的数据域，就可以点击“其他选项”。这时你就能看到你起的每一栏的名称了。

预览信函。邮件合并不会在主文档中显示出你选择的数据域的具体数据，而要等打印出来的时候才能看到。不过，Office也提供了预览功能，通过该功能，你就能检查相关信息是否插入正确。确认无误后，就可以进行下一步了。

完成合并。邮件合并的最后一步会告诉你，合并已经完成，可以开始打印了。每打印一份文档，该文档的那组信息就会出现在屏幕上，程序会自动打完所有的信息。 如果你想单独编辑某一封信函，就可以单击“编辑单个信函”。

创建数据库。OpenOffice.org上做邮件合并，数据库文件是必须的。不过，你仍然可以先在表格文件中创建数据。 在主文档中，打开文件菜单，选择创建新数据库文件。 在弹出的对话框中，选择“连接到现有数据库”。在下拉菜单中，选择“表格”，然后点击下一步。 在下一界面中，你要将要使用的表格文件导入OpenOffice.org。这一步中，在文件地址下面有一个设置密码保护数据库的复选框，你可以根据需求决定要不要勾选。然后点击下一步。 这一界面中，你要选择是否注册数据库以便今后使用，及是否现在打开数据库进行编辑。（如果你已经创建了表格文件的话，这一步就可以不用做。）点击完成来保存数据库。 数据库文件名要方便记忆。

插入数据域。现在，OpenOffice.org已经能够识别你导入的数据库了，接下来就要利用该数据库进行邮件合并。 在插入菜单中，选择“域”，然后在子菜单中选择“其他”。也可以按快捷键Ctrl+F2。 在弹出的对话框中，点击“数据库”选项卡。 点击窗口右下角的“浏览”找到刚才创建的数据库文件。 选择好数据库文件后，该文件就会出现在窗口右侧名为“数据库集”的列表中。 在窗口左侧的“类型”列表中，选择“合并域”。 点击数据库后面的“+”号，下面就会出现表格文件；再点击表格文件后面的“+”号，就会展开表格文件中的数据域名称。 单击要插入的数据域名称，在主文档中插入数据。 记住插入之前要先用鼠标选中数据域，否则就要通过复制粘贴来将数据移动到正确的位置了。 正如在Office中一样，主文档上的数据域信息也是用文字数字式字符来表示的。空格键移动数据，Delete键删除数据。

完成合并。检查所有数据域的位置是否正确。确认无误后，就可以打印主文档了。网站会根据你输入的信息一组一组按顺序打印。

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