文档管理系统是一种用于存储、管理和共享电子文件的系统。这种系统可以储存文档的历史版本，并可以记录查看和编辑的历史记录。用户可以在文档管理系统中搜索文档，多人协作编辑，并能够支持跨团队协作。这种系统也可以用来实现员工关注文档更新信息，并可用于在多个平台上分发文档，例如移动设备、网页以及桌面客户端以及其他任何支持文档撰写的设备和应用。
企业中文档管理系统通常拥有分类管理，让用户可以快速查找文档，这有助于改善企业的效率，提升信息的准确性、完整性和控制力度。另外，文档管理系统还能够利用权限管理模块，有效保护文档。为了更好地保护关键文档知识，企业可以采用文档管理系统，实施更多的文档安全相关控制，例如文档加密管理、文档版本管理、垃圾短信预防、数据完整性验证等，以保护重要的文档信息不受外部威胁。
文档管理系统具有许多优点，如高效管理和发布文档、把控文档版本和可追溯性等。除了企业中文档管理外，文档管理系统也可以用于学校、社会组织和政府机构等大型组织，帮助组织提升文档管理效率，提高工作效率和整个组织的生产力。文档管理系统有助于降低文档失误和错误率，减少文件查找的时间，实现更高的工作标准，带来更高的生产率，减少重复劳动，提高企业的社会责任感。
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